Что такое система управления документами?

Прочитано: 64 раз(а)
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (1 голосов, среднее: 5,00 из 5)
Loading ... Loading ...


Система управления документами (DMS) — это форма хранения данных, которая позволяет предприятиям легко получать доступ к своим документам. Вы можете выбирать между локальным и облачным решением (при условии, что вы не используете бумажное хранилище).

Для предприятий важно иметь свои документы и данные в порядке. Это позволяет вам легко получить доступ к информации о компании, а также помогает соблюдать местные правила. Вот почему вам нужна лучшая система управления документами (DMS), которая поможет поддерживать порядок в вашем доме.

Основные выводы:

  • Система документооборота помогает пользователям легко получать доступ к бизнес-информации и управлять ею.
  • Пользователи могут выбрать локальную DMS или облачную DMS.
  • Локальная DMS требует больших предварительных затрат и труда.
  • Облачная DMS гарантирует, что вы не потеряете свои документы в случае повреждения или кражи вашего оборудования.

В этой статье мы рассмотрим различные типы систем управления документами , что они делают и зачем они нужны вашему бизнесу.

Какое лучшее программное обеспечение для управления документами?

За свою универсальность и гибкую безопасность Этлас-Софт претендует на звание лучшей доступной DMS.

Что делают системы управления документами?

Лучшие системы управления документами позволяют предприятиям эффективно управлять, получать доступ и создавать деловые документы.

Что такое система управления документами?

Внедрена система управления документами, помогающая предприятиям хранить документы, созданные внутри компании. Документами могут быть отчеты об обучении, контракты сотрудников или что-либо еще, связанное с бизнесом. Специалисты отрасли иногда называют DMS «управлением корпоративным контентом».

Хотя по сути это одно и то же, управление контентом не всегда совпадает с управлением документами. Мы составили подробное руководство по управлению документами и управлению контентом, чтобы помочь вам лучше понять их различия.

Что такое система управления документами?

Документами компании можно управлять либо локально, либо через облачную систему. Давайте рассмотрим оба варианта.

Управление документами на месте

Плюсы:

  • Управление документами на месте
  • Больше контроля над данными
  • Уменьшить вероятность взлома
  • Решайте проблемы быстрее
  • Более соответствует местным нормам
  • Не зависит от внешнего управления

Минусы:

  • Очень дорого настроить
  • Более высокий риск потери данных из-за аппаратных сбоев
  • Более высокий риск нарушений безопасности

Облачное управление документами

Плюсы:

  • Более доступный для всех отделов, местоположений, сотрудников и устройств
  • Лучше для удаленной работы
  • Меньше подвержены влиянию аппаратных сбоев
  • Более доступным
  • Не требует внутренней команды

Минусы:

  • Зависит от безопасности сторонних облачных хранилищ

Облачное управление документами

Локальное управление документами

Первый подход к управлению документами заключается в том, чтобы ваша DMS располагалась в помещении вашего предприятия. Мы говорим не о физических документах, а о локальных жестких дисках и серверах внутри вашего офиса.

Плюсы локального размещения

Наличие вашей системы управления документами в вашем помещении дает несколько преимуществ. Во-первых, это дает бизнесу больший контроль над тем, кто может получить доступ к его данным. Этот метод значительно снижает шансы стать жертвой хакеров, получивших доступ к вашей конфиденциальной информации.

Локальные системы управления документами означают, что вы должны нанять собственную группу поддержки. Хранение вещей внутри компании устраняет необходимость полагаться на внешнюю группу поддержки, сокращая время, необходимое для решения проблем, если они возникают.Кроме того, локальная DMS помогает пользователю лучше соблюдать местные правила. В каждой стране и на каждом континенте существуют свои стандарты того, как компании должны обращаться с данными о специалистах и ​​сотрудниках, поэтому предприятия должны действовать в рамках параметров, установленных местным регулирующим органом.

Получив полный контроль над своей системой управления, вашему бизнесу не нужно беспокоиться о действиях стороннего решения, которое вы использовали для управления важными документами. Обеспечение соблюдения правил снижает риск наказания за несоблюдение местных законов.

Минусы локальной среды

Есть некоторые недостатки в хранении вашей DMS на месте. Если ваши локальные диски повреждены — и у вас нет альтернативного решения для резервного копирования — вы рискуете потерять все важные деловые документы. То же самое верно, если кто-то нарушает вашу безопасность и крадет ваши жесткие диски.

С финансовой точки зрения вашему бизнесу, скорее всего, потребуется вложить значительную сумму в установку серверов, на которых размещена ваша DMS, и программного обеспечения, используемого для управления ею. Примите во внимание повышенное потребление энергии для поддержания работоспособности серверов, и вскоре вы увидите большую дыру в своем бизнес-аккаунте.

Системы управления документами в облаке

Альтернативой локальной системе управления документами является наличие системы в облаке. Хотя некоторые компании не хотят идти по этому пути (боясь, что кто-то скомпрометирует их конфиденциальные данные), есть несколько преимуществ хранения ваших документов в облачном хранилище.

Плюсы облачного хранилища

Наиболее очевидным преимуществом является то, что гораздо проще сделать все ваши документы доступными для разных отделов, местоположений, сотрудников и устройств, включая мобильные устройства. Это особенно важно сейчас, с увеличением удаленной работы.

С решениями для управления документами в облачном хранилище все, что вам нужно сделать, это создать учетную запись пользователя для каждого члена вашего персонала, и им нужно только войти в облако, чтобы получить доступ к документам.

Конечно, наличие облачной системы управления документами также гарантирует, что вы по-прежнему сможете получить доступ к своим документам с нового компьютера, если что-то случится с вашим оборудованием.Использование облачной DMS также более эффективно. При использовании локального решения ваш ИТ-отдел должен тратить время и силы на настройку программного обеспечения и серверов DMS.

Облачное решение устраняет большую часть этих предварительных усилий, поскольку ваш поставщик услуг выполняет большую часть работы. Хотя еще предстоит выполнить некоторые настройки и обслуживание, большая часть из них включает создание учетных записей пользователей и загрузку любых предварительно созданных документов в облако.

Минусы бизнес-облачного хранилища

Опасения по поводу безопасности обоснованы. Когда вашими данными управляет сторонняя облачная компания, это открывает дверь для кибератак . Естественно, ведущие поставщики облачных DMS реализуют самые надежные меры безопасности для защиты ваших документов. Однако они не являются надежными, поэтому вы должны выбрать наиболее безопасное решение для хранения ваших документов.

Если вы ищете место для простого хранения документов, воспользуйтесь нашими любимыми облачными службами хранения документов .

Функции программного обеспечения для управления документами

Система управления документами — это больше, чем просто место для хранения ваших документов. Ниже мы познакомим вас с ключевыми функциями и инструментами рабочего процесса любого ведущего программного обеспечения для систем управления документами.

Организация

Управление документами значительно упрощает сортировку бесчисленных документов, создаваемых вашим бизнесом. Хорошее программное обеспечение DMS позволяет вам разделять ваши цифровые записи на категории, добавлять теги к вашим документам и предоставлять расширенные и точные функции поиска.

Автоматизация

С хорошим решением для управления документами вы можете использовать множество средств автоматизации. Например, вы можете настроить автоматические уведомления и сообщения всякий раз, когда вы создаете новый документ или редактируете текущий документ. После правильной настройки автоматизация делает ваш рабочий процесс намного эффективнее.

Создание документа

Если вы больше не работаете с бумажными документами и не хотите загружать каждый созданный вами документ, программное обеспечение для управления документами станет вашим лучшим другом.

Многие поставщики позволяют создать документ непосредственно внутри платформы. Для облачных пользователей это делает документы мгновенно доступными для авторизованных пользователей. Это также открывает двери для совместной работы и редактирования в режиме реального времени между командами и отделами.

Блокировка файлов

Блокировка файлов означает, что только авторизованные пользователи могут получить доступ к файлу или предоставить права доступа другим пользователям. Внедрение блокировки файлов гарантирует, что никто не будет открывать, просматривать или редактировать документы без разрешения. Это также помогает сохранять конфиденциальность конфиденциальных документов.

Версии

Компании постоянно редактируют документы. Однако бывают случаи, когда вам нужно отменить изменения или получить доступ к предыдущей версии документа. Управление версиями Filer позволяет вам получить доступ к более ранним версиям ваших документов. У разных компаний будут разные ограничения на срок хранения предыдущих версий файлов.

Средства связи

Многие варианты DMS поставляются с мощными коммуникационными средствами для эффективного управления документами , что упрощает обмен файлами и совместную работу над содержимым.

Почему вашему бизнесу нужна система управления документами

Нельзя не отметить тот факт, что внедрение системы электронного документооборота значительно облегчит управление вашим бизнесом. Если вы все еще используете бумагу и храните ее в шкафах, вы полагаетесь исключительно на человеческий труд, чтобы поддерживать порядок, и может произойти человеческая ошибка.

Использование цифровых документов, которые не имеют рифмы или смысла, при сортировке их на вашем компьютере усложняет жизнь при поиске или работе с деловым документом. Программное обеспечение для управления документами — облачное или локальное — помогает вам легко находить документы, гарантирует, что вы не потеряете документы, и позволяет создавать новые документы.

Помимо внутренних процессов, большинство секторов подлежат внешнему аудиту, чтобы убедиться, что они соответствуют отраслевым стандартам. Аудиторы захотят увидеть ряд деловых документов, чтобы убедиться, что ваш бизнес действует в рамках правовых рамок, установленных регулирующими органами.

Система управления документами поможет вам получить доступ к запрошенным документам, а также продемонстрирует вашу приверженность эффективному и хорошо управляемому бизнесу. Вы можете начать с одного из лучших бесплатных программ для управления документами, чтобы увидеть, как работают системы. У нас также есть исчерпывающее руководство по передовым методам управления документами , которое поможет вам получить максимальную отдачу от системы управления документами.

Функции программного обеспечения для управления документами



Новости партнеров