Как использовать ChatGPT для написания сложных писем на работе

Прочитано: 60 раз(а)


Написание сложных электронных писем неизбежно, независимо от того, в какой карьере вы работаете. Независимо от того, нужно ли вам сказать «нет» дополнительным проектам или попросить отгул, написание электронного письма может вызывать беспокойство; не беда, найдите в себе смелость нажать «Отправить».

Вы, возможно, слышали, что ChatGPT может помочь людям писать сопроводительные письма и резюме, и вам интересно, может ли он помочь вам писать сложные электронные письма. Если вы предоставите ИИ адекватную информацию, вы сможете получить контент, который можно будет использовать в качестве основы для вашего электронного письма. ChatGPT может помочь вам сосредоточиться на сообщении, не вовлекая эмоции.

OpenAI дает ChatGPT новые возможности видеть и слышать

Шаг 1: Откройте учетную запись в ChatGPT

Процесс открытия учетной записи в ChatGPT. Перейдите на сайт , где вы увидите приглашение войти или зарегистрироваться. Вы можете создать учетную запись с помощью электронной почты или использовать свою учетную запись Google.

Убедитесь, что ваш телефон находится поблизости, так как вы получите шестизначный код для подтверждения вашего аккаунта. После подтверждения вашего аккаунта вы готовы начать.

Вы можете выбрать между использованием бесплатной версии GPT-3.5 или обновлением до GPT-4, которая ограничивает вас 25 сообщениями каждые три часа. GPT-4 обеспечивает более быстрые ответы и доступ к бета-функциям, таким как интерпретатор кода, плагины и просмотр.

Стоимость GPT-4 составляет $20 в месяц. Если вам интересно узнать о бета-функциях, которые предлагает GPT-4, вам может быть интересно узнать о том, что можно сделать с помощью интерпретатора кода ChatGPT .

Шаг 2: Предоставьте ChatGPT индивидуальные инструкции

Прежде чем попросить ChatGPT создать для вас контент, вам нужно предоставить платформе специальные инструкции. Вам нужно ответить на два вопроса, чтобы ИИ мог предоставить нужные вам ответы.

Первый вопрос: Что бы вы хотели, чтобы ChatGPT знал о вас, чтобы давать более качественные ответы? Здесь вы можете описать свои цели, интересы, хобби, чем вы занимаетесь на работе и где вы находитесь.

Второй вопрос: как бы вы хотели, чтобы отвечал ChatGPT? Вы можете указать ИИ, хотите ли вы формальные или неформальные ответы, какой длины должен быть контент и хотите ли вы, чтобы ИИ сформировал мнение или остался нейтральным.

Шаг 3: Предложите ChatGPT написать желаемое электронное письмо

После того, как вы сообщили ChatGPT некоторую информацию о себе, о том, где вы работаете, а также о тоне и длине ваших ответов, вы можете попросить ChatGPT создать для вас электронное письмо. Помните, если вам не нравится первая предоставленная версия, вы всегда можете попросить ChatGPT повторно создать ответ.

Независимо от того, взволнованы ли вы следующим этапом в своей карьере или уходите, потому что вам надоели ваши текущие обстоятельства, написание письма об увольнении может быть сложным. Вы не хотите сжигать мосты, поэтому вы хотите уйти с позитивным настроем.

Помните, что вам могут понадобиться рекомендации в будущем, и вы хотите быть уверенными, предоставляя имена людей, с которыми вы работали. Воздержитесь от высказываний о руководстве и политике отпусков или жалоб на ваших коллег; речь идет о том, чтобы уведомить вашего работодателя.

Не позволяйте смущению помешать вам сообщить руководству и вашей команде, что у вас возникли трудности с соблюдением сроков. Когда все будут знать о трудностях, с которыми вы сталкиваетесь, они смогут внести коррективы, чтобы помочь вам уложиться в сроки.

Вы не хотите стать причиной затора. Не ждите до последней минуты, чтобы дать понять руководству и своей команде, что вы не уложитесь в срок, это поможет сохранить отношения и построить доверие.

Некоторые люди испытывают трудности с соблюдением сроков, потому что попадают в ловушку прокрастинации. Если это похоже на вас, вам может быть интересно узнать главные советы, как избежать прокрастинации и соблюдать сроки.

Экстренные отпуска могут быть стрессовыми. Последнее, о чем вам нужно беспокоиться, — это писать письмо с просьбой об отпуске в кратчайшие сроки, особенно если на работе много дел.

Независимо от того, был ли у вас устный разговор с вашим менеджером, вам может потребоваться предоставить что-то в письменном виде для ваших трудовых записей. При обсуждении вашего возврата вы хотите быть реалистичными, устанавливая разумные ожидания для вашего работодателя и команды.

Поскольку никто не планирует экстренный отпуск, обычно это просьба, которую делают в последнюю минуту, поэтому вы можете сообщить всем, как с вами можно связаться, если вы уезжаете из города. Вы можете заверить своего менеджера и команду, что будете регулярно проверять электронную почту и голосовые сообщения, чтобы быть в курсе всего, пока вы отсутствуете.

Если в вашей жизни есть пожилой человек, вы можете бояться того дня, когда вам придется взять экстренный отпуск. Возможно, вам будет интересно поделиться этими умными гаджетами для пожилых людей, чтобы поддерживать хорошее здоровье и благополучие с вашими близкими.

Хотя «Вы шутите?» может быть инстинктивным ответом на просьбу взяться за другой проект, вам лучше ответить дипломатично. Вы можете отправить электронное письмо быстро, если у вас есть склонность угождать людям.

Слишком долгое ожидание отправки письма может привести вас в ловушку, где вы найдете причины сказать «да», даже когда ваша интуиция подсказывает вам, что это не очень хорошая идея, поскольку у вас и так много дел. Вы хотите, чтобы читатель знал, что, хотя вы и хотели бы помочь, сейчас не самое подходящее время для этого.

Перед отправкой электронного письма убедитесь, что ваш ответ соответствует политике организации и подходит получателю. Если вам нужна помощь в том, чтобы уверенно отказываться от чего-либо на работе, вам может быть интересно узнать, как вежливо говорить «нет» на работе.

Иногда вы можете быть перегружены своими обязанностями и не знать, с чего начать. Вместо того, чтобы пытаться разобраться самостоятельно, лучше всего спросить своего менеджера или руководителя, что они хотят, чтобы вы расставили приоритеты.

Обращение к руководству за помощью может быть пугающим, поскольку мы не хотим показаться неспособными выполнять свою работу. Вместо того, чтобы предполагать и ошибаться, лучше спросить руководство, что вам следует сделать приоритетом.

Способность расставлять приоритеты — это навык, который вы можете развить, если чувствуете, что он слаб. Если вам нужна помощь в расстановке приоритетов, вам могут быть интересны лучшие приложения, которые вы можете использовать для расстановки приоритетов задач на работе.

Шаг 4: Просмотрите и отредактируйте электронные письма, созданные ChatGPT

После того, как ChatGPT создаст электронное письмо с помощью вашего запроса, вы должны просмотреть его и внести необходимые изменения. Некоторые из вещей, упомянутых в черновике, могут быть не применимы к вам, и ИИ может пропустить важную информацию, которую вы хотите включить.

Шаг 5: Отправьте электронное письмо

Это, пожалуй, самая сложная часть написания сложного электронного письма. Перестаньте беспокоиться о реакции и отправьте его! Прежде чем нажать «отправить», вам, возможно, захочется узнать об ошибках, из-за которых деловое электронное письмо выглядит непрофессиональным.

Сложные электронные письма должны быть отправлены

Отправка писем негативного характера может быть сложной задачей, но это необходимо сделать. Избегание сложных тем может вызвать больше проблем, чем их решение. Несмотря на то, что составление сложного письма может вызвать беспокойство, вы почувствуете себя лучше, как только нажмете «отправить».

Ваш менеджер или руководитель может быть недоволен сообщением, но они оценят, если вы расскажете им, что происходит, заблаговременно. Разрешение конфликтов может быть не самым любимым занятием, но важно управлять ими эффективно. Управление конфликтами — это важный навык, которому нужно научиться в профессиональном и личном плане.

собеседование на работу



Новости партнеров