Обустройство офиса такой же важный аспект, как и грамотная организация работы его сотрудников. Без ремонта, мебели, а также качественной оргтехники слаженной деятельности не получится. Отсюда возникает необходимость задуматься над тем, какую технику стоит разместить в офисе, и как сделать правильный выбор, чтобы компьютеры и прочее оборудование прослужили максимально долгий срок.
Виды офисной техники
Перечень техники, которая необходима для офиса, должна определяться с учетом специфики работы.
Однако можно определить примерный перечень того, что потребуется при любых обстоятельствах:
• компьютер, который может быть как стационарный (с процессором, клавиатурой и мышью), так и портативный (более компактный вариант – ноутбук или нетбук), зависит от удобства и характера работы сотрудников;
• принтер, необходимый для распечатки документов, более того, принтер можно считать необходимостью для офисной работы;
• копировальная техника или ксерокс, который требует для размножения документов и снятия копий, что также важно для работников офисов, независимо от характера работы;
• сканер – вид оргтехники, предназначенный для переноса бумажного документа на компьютер для дальнейшей работы;
• стационарные телефоны и факс, которые пусть и не являются первой необходимостью ввиду развития мобильной связи и электронных почтовых ящиков, все же встречаются в большинстве офисов.
Наличие указанных технических средств в офисе обеспечит его слаженную работу.
Как правильно выбирать оргтехнику
Существует несколько простых правил, которые позволят без ошибочно выбрать технику для комфортной и продуктивной офисной работы.
Относят к таковым следующее:
1) Объем данных. Этот критерий учитывается при покупке компьютеров и принтеров. ПК может иметь различный объем жесткого диска, что позволит работать с большим или меньшим количеством информацию. Здесь следует опираться на специфику работы. Или принтер, рассчитанный на тысячу страниц в месяц, быстро выйдет из строя, если указанный лимит будет превышен в несколько раз. Таким образом, показатель объема является одним из ключевых при покупке соответствующей оргтехники.
2) Скорость работы. Здесь также можно рассмотреть критерий на примере принтере или сканера. Чем вы данный показатель, тем больший объем данных можно будет обработать. Например, есть сканеры, который отражают документ в электронном виде за минуту-две, а есть те, которым требуется не больше тридцати секунд. Тот же принцип применяется к принтерам или копирам. Скорость работы компьютера определяется операционной системой и объемом памяти, на что следует обращать внимание в первую очередь, покупая подходящий ПК.
3) Тип информации, с которой нужно будет работать. Здесь речь идет о принтерах, сканерах и копирах. Суть в том, что некоторым сотрудником достаточно распечатывать текстовые документы и таблицы, а работа других заключается в обработке фото и картинок с большим разрешением, требующим хорошего качества печати. Соответственно, для указанных целей подойдут разные типы оргтехники.
4) Формат документов. Речь идет о типе используемой бумаги, формате документов, которые необходимо будет напечатать. Компьютер формирует абсолютной любой тип документа, но принтеры имеют определенную ориентацию. Есть оргтехника, которая обрабатывает только стандартные листы А4, а есть те, что могут произвести печать на целых ватманах. Здесь также нужно учитывать специфику работы.
5) Стоимость печати. Оргтехника ввиду определенных характеристик, также требует определенных затрат. Тип бумаги, скорость печати, вид чернил в картридже, — все это формирует затраты на печать и обработку документов. Например, «слабый» принтер, который может распечатать только текстовой документ формат А4 потребует меньше расходов, чем более крупное устройство с ориентаций на форматы А3 и А2, или цифровую обработку и печать фото.
Таким образом, существует множество факторов, на которые нужно обращать внимание при выборе оборудования для офисной работы, каждый из которых обязательно должен учитываться при совершении покупки.
